RODO

Polityka Prywatności — HAAN-POL s.c.

Niniejsza Polityka ma na celu przekazanie informacji jakie dane osobowe zbieramy, w jakich celach, w jaki sposób z nich korzystamy oraz kim jesteśmy. Ma ona na celu wskazanie praw, które mają Państwo w związku z przetwarzaniem przez nas danych osobowych.

KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH OSOBOWYCH?

Uprzejmie informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest HAAN-POL s.c. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Winiarskiej 1, 60-654 Poznań, zarejestrowana pod numerem NIP 7811910998, REGON 361491320, zwana dalej „Administratorem Danych Osobowych".

Kontakt w sprawie ochrony danych osobowych jest możliwy pod adresem siedziby spółki lub adresem e-mail: biuro@haanpol.pl.

Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

JAKIE MAMY CELE I PODSTAWY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH?

Aby świadczyć usługi zgodnie z zakresem naszej działalności, Administrator Danych Osobowych przetwarza Państwa dane osobowe w różnych celach, jednak zawsze zgodnie z prawem.

Poniżej znajdują się wyszczególnione cele przetwarzania danych osobowych wraz z podstawami prawnymi:

A. W celu zawarcia i realizacji umowy, czyli świadczenia usług, przetwarzamy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, nazwa firmy, siedziba firmy, adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu, NIP, REGON, informacje zawarte w rejestrach publicznych, numer rachunku bankowego, numer IP oraz inne informacje, które umieszczone zostały w dokumentacji, którą od Państwa otrzymaliśmy. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli są one konieczne do wykonania umowy lub podjęcia czynności zmierzających do zawarcia umowy między nami.

B. W celu wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych, np. wystawienia faktury VAT i dokonania rozliczeń podatkowych, przetwarzamy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres zamieszkania, siedziba firmy, adres do korespondencji, adres e-mail, NIP, REGON, informacje zawarte w rejestrach publicznych, numer rachunku bankowego. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez Administratora z obowiązków wynikających z prawa.

C. W celu obsługi zapytań i przechowywania ofert bez odpowiedzi, przetwarzamy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu albo inne dane, jakie nam Państwo podali. Może się bowiem zdarzyć, że decyzję o skorzystaniu z naszych usług podejmujecie Państwo po pewnym czasie od otrzymania od nas oferty. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes (w tym przypadku interesem Administratora jest umożliwienie skorzystania z naszych usług przez określony czas bez konieczności ponawiania oferty).

D. W celu administrowania stroną internetową (automatyczne zapisywanie danych w tzw. logach serwera przy każdorazowym korzystaniu ze strony www.haanpol.pl) możemy przetwarzać takie dane osobowe jak: adres IP, data i czas serwera, informacje o przeglądarce internetowej, informacje o systemie operacyjnym. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes. W tym przypadku interesem Administratora jest posiadanie możliwości administrowania stroną internetową. Więcej informacji znajdziesz w naszej Polityce plików cookies.

E. W celu marketingu usług własnych i promocji firmy, przetwarzamy następujące dane: imię i nazwisko, nazwa firmy, adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji, dane zawarte w rejestrach publicznych np. KRS, CEIDG. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest:

art. 6 ust. 1 lit. a RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe na podstawie dobrowolnie udzielonej zgody, oraz
art. 6 ust. 1 lit. f RODO, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem Administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes — wyłącznie wobec obecnych lub byłych klientów, zgodnie z motywem 47 RODO.

F. W celu gromadzenia danych analitycznych i statystycznych (Google Analytics), przetwarzamy dane dotyczące aktywności Użytkownika w Serwisie. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda Użytkownika wyrażona poprzez akceptację plików cookies analitycznych).

JAK ZREALIZOWAĆ PRAWO DO WYCOFANIA ZGODY?

Jeżeli przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie Twojej zgody, w każdej chwili możesz tę zgodę cofnąć — wedle własnego uznania. W tym celu wystarczy wysłać wiadomość e-mail z dopiskiem „RODO" na adres: biuro@haanpol.pl lub list na adres siedziby spółki.

Cofnięcie zgody nie powoduje, że przetwarzanie danych osobowych do tego momentu było nielegalne. Innymi słowy, do czasu cofnięcia zgody mamy prawo przetwarzać Twoje dane osobowe i jej odwołanie nie wpływa na zgodność z prawem dotychczasowego przetwarzania.

WYMÓG PODANIA DANYCH OSOBOWYCH

Podanie jakichkolwiek danych osobowych jest dobrowolne i zależy od Twojej decyzji. Jednakże w przypadku zawarcia z nami umowy na świadczenie naszych usług podanie określonych danych osobowych jest konieczne, aby spełnić Twoje oczekiwania w zakresie korzystania z naszej usługi. Aby otrzymać ofertę handlową, konieczne jest podanie adresu e-mail i numeru telefonu.

CZY PROWADZIMY ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE?

Dane osobowe nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w formie profilowania wywołującego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływającego na Użytkownika.

KOMU MOŻEMY PRZEKAZYWAĆ TWOJE DANE OSOBOWE?

Twoje dane możemy przekazywać naszym pracownikom i współpracownikom, którzy muszą mieć dostęp do danych, aby móc wykonywać nasze zobowiązania lub działania na Twoją rzecz.

W razie potrzeby przekazujemy Twoje dane osobowe następującym odbiorcom:

podmiotom świadczącym dla nas usługi marketingowe, logistyczne, organizację szkoleń i konferencji;
podmiotom obsługującym nasz system informatyczny oraz teleinformatyczny;
podmiotom prowadzącym działalność płatniczą (banki, instytucje płatnicze);
podmiotom prowadzącym działalność pocztową i kurierską;
podmiotom świadczącym dla nas usługi doradcze, konsultacyjne, audytowe lub pomoc prawną, podatkową i rachunkową;
podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, takim jak Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Urząd Skarbowy, Krajowa Administracja Skarbowa.

CZY PRZEKAZUJEMY TWOJE DANE OSOBOWE DO PAŃSTW TRZECICH?

W zakresie w jakim dane Użytkowników są przetwarzane z wykorzystaniem plików cookies do celów statystycznych i reklamowych przy użyciu narzędzi Google Analytics oraz Google Ads, Administrator przekazuje dane Użytkowników do państwa trzeciego — Stanów Zjednoczonych. Google LLC przystąpił do programu EU-US Data Privacy Framework, zatwierdzonego decyzją Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. (C(2023) 4745 final). Zgodnie z tą decyzją, przekazywanie danych osobowych do podmiotów uczestniczących w ww. programie zapewnia odpowiedni stopień ochrony danych osobowych zgodnie z art. 45 RODO. Aktualny status certyfikacji Google LLC można zweryfikować pod adresem: https://www.dataprivacyframework.gov.

W pozostałym zakresie Twoje dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

JAK DŁUGO MOŻEMY PRZECHOWYWAĆ TWOJE DANE OSOBOWE?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa przetwarzamy Twoje dane osobowe przez czas, który jest potrzebny, aby osiągnąć wyznaczony cel. Po tym okresie Twoje dane osobowe zostaną nieodwracalnie usunięte lub zanonimizowane.
Odnośnie do poszczególnych okresów przetwarzania danych osobowych, uprzejmie informujemy, że dane osobowe przetwarzamy przez okres:
- dane z formularzy kontaktowych i zapytań ofertowych — przez czas niezbędny do obsługi zapytania, a następnie przez 3 lata od ostatniego kontaktu;
- dane związane z zawarciem i realizacją umowy — przez okres trwania umowy, a po jej ustaniu przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa została wykonana, zgodnie z wymogami prawa podatkowego i rachunkowego (art. 74 ustawy o rachunkowości);
- dane przetwarzane w celu wystawienia faktur i dokumentacji księgowej — przez 5 lat od końca roku podatkowego, którego dotyczą, zgodnie z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej;
- dane przetwarzane w celach marketingu bezpośredniego — do momentu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody;
- dane analityczne (Google Analytics) — przez 14 miesięcy, po czym są automatycznie usuwane przez Google;
- logi serwera (adres IP, dane techniczne) — przez 12 miesięcy, wyłącznie w celach administracyjnych.
Okresy w latach liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym rozpoczęliśmy przetwarzanie danych osobowych, aby usprawnić proces ich usuwania.
W przypadku skorzystania przez Ciebie z prawa do usunięcia danych, każda taka sytuacja jest rozpatrywana indywidualnie.

JAKIE PRZYSŁUGUJĄ TOBIE PRAWA?

Uprzejmie informujemy, że posiadasz prawo do:

dostępu do treści swoich danych osobowych — uzyskanie informacji o celu i sposobie przetwarzania oraz kopii danych (art. 15 RODO);
sprostowania danych — poprawienie danych, gdy są błędne, uległy zmianie lub zdezaktualizowały się (art. 16 RODO);
usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym") — usunięcia danych przetwarzanych bez uzasadnionych podstaw prawnych (art. 17 RODO);
ograniczenia przetwarzania — ograniczenia przetwarzania danych wyłącznie do ich przechowywania (art. 18 RODO);
przenoszenia danych — uzyskania swoich danych w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego (art. 20 RODO);
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, w tym wobec marketingu bezpośredniego (art. 21 RODO);
cofnięcia zgody w dowolnej chwili, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem (art. 7 ust. 3 RODO).

Swoje uprawnienia możecie Państwo zrealizować poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: biuro@haanpol.pl lub listu na adres siedziby spółki.

Wskazujemy, że wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego — w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić ich spełnienia, jednak każdy przypadek analizujemy indywidualnie i wnikliwie.

MASZ PRAWO DO WNIESIENIA SKARGI DO URZĘDU OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z obowiązującym prawem, możesz wnieść skargę do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa www.uodo.gov.pl

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

W zakresie nieuregulowanym niniejszą Polityką prywatności obowiązują przepisy z zakresu ochrony danych osobowych, w tym:

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO);
Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
Ustawa z dnia 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne.